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Produktivität im Home Office: 8 Tipps für effektiveres Arbeiten

Im Zuge der COVID-10-Krise arbeiten viele Arbeitnehmer im Home Office. Besonders in Zeiten der Krise ist es wichtig mit seinen Teamkollegen in Verbindung zu bleiben und für eine effektive Kommunikation und Produktivität der Mitarbeiter zu sorgen. Verschiedene Tools, die Ihnen die Kommunikation im Home Office erleichtern, haben wir Ihnen bereits in unserem vorherigen Beitrag zusammengestellt.

Doch selbst die besten Kommunikationstools helfen nicht bei mangelnder Konzentration und Disziplin. Auch Störfaktoren wie Nebengeräusche, Familienmitglieder und fehlende Motivation durch ausschließlich digitalen Team Spirit in den heimischen vier Wänden können die Aufmerksamkeit beeinträchtigen. Darum möchten wir Ihnen mit ein paar Tipps helfen, Ihre Arbeit vom heimischen Schreibtisch genauso produktiv zu gestalten wie im Büro.

Der richtige Arbeitsplatz
Arbeitszimmer mit Schreibtisch oder doch lieber entspannt auf dem Sofa? Die gewohnte familiäre Atmosphäre verlockt schnell den Schreibtischplatz gegen die bequeme Couch zu tauschen. Doch, STOP! Erliegen Sie nicht der Versuchung. Richten Sie sich einen Ort in Ihrem Zuhause her, den Sie nur zum Arbeiten nutzen. Eine klare Trennung zwischen Arbeit und Freizeit fördert die Konzentration und sorgt für ein produktiveres Arbeiten. Dies kann sowohl ein extra Arbeitszimmer sein, als auch nur ein Schreibtisch in einem ruhigen Zimmer, wie vielleicht dem eigenen Schlafzimmer. Wichtig ist nur, dass sie an diesem Ort ungestört und ohne Unterbrechungen durch Familienmitglieder oder Haustiere arbeiten können. Achten Sie auch darauf, dass Ihnen an Ihrem Arbeitsplatz genügend Tageslicht zur Verfügung steht. Wie bereits wissenschaftlich erwiesen, sorgt Tageslicht für eine produktivere Arbeitsweise, da der Körper so mehr Energie in Form von Vitamin D aufnimmt. Gerne können Sie sich Ihren Schreibtisch auch ansprechender gestalten, indem Sie Ihn mit Pflanzen dekorieren. Je wohler Sie sich in Ihrem Arbeitsumfeld fühlen, desto produktiver werden Sie sein.

Kleidung wie im Büro
Jogginghose statt unbequemer Jeans oder gar Anzughose? Wer im Home Office arbeitet, neigt dazu, direkt in Schlafsachen oder in bequemer Jogginghose an den Arbeitsplatz zu gehen. Solange Sie für den Tag keine Videoanrufe auf der Agenda stehen haben, sollte dies doch kein Problem sein, oder? Falsch, denn Kleidung vermittelt ein Gefühl. Wir empfehlen Ihnen daher, dass Sie sich fürs Home Office genauso anziehen sollten, wie fürs Büro. Vielen Menschen hilft es, wenn Sie im Home Office gewisse Routinen aus Ihrem sonstigen Arbeitsalltag übernehmen. Dazu gehört auch das morgendliche Zurechtmachen und Ankleiden für die Arbeit, sowie der abendliche Wechsel in entspannte Kleidung. Durch den Kleidungswechsel schaffen Sie für Ihren Geist eine klare Abtrennung zwischen Arbeitszeit und Entspannungsphasen.

Der richtige Start in den Tag
Wie bereits zuvor betont, hilft es auch im Home Office eine gewisse Tagesroutine zu entwickeln, damit Ihr Tag optimal und effektiv genutzt werden kann. Ihr kleines morgendliches Ritual kann neben dem Ankleiden und dem Aufsuchen des Badezimmers den morgendlichen Kaffee, ein kleines Frühstück oder auch das Lesen der aktuellen Nachrichten beinhalten. Für einen idealen Start in den Tag empfiehlt sich auch den Körper etwas in Bewegung zu bringen, etwa mit einem Yoga-Flow oder einer Runde Joggen am frühen Morgen. So ist der Geist frisch und aufnahmefähig.

Strukturieren Sie Ihren Tag bereits am Morgen
Schaffen Sie es, Ihren Tag sinnvoll zu organisieren? Nutzen Sie die ersten 15-20 Minuten Ihrer Arbeitszeit, um Ihren Arbeitstag sinnvoll zu planen und zu organisieren. Dazu empfiehlt es sich, dass Sie zunächst Ihren Kalender nach wichtigen Terminen des Tages checken, um diese im Auge zu behalten.

Planen Sie Ihre Fokus-Zeiten/Kernarbeitszeiten
Um effektiv zu arbeiten, ist es wichtig, dass Sie fokussiert bleiben. Dies gestaltet sich oft jedoch schwierig, denn im heimischen Umfeld sind Sie, ebenso wie im Büro, umgeben von verschiedenen Störquellen und Ablenkungen. Im Home Office können dies neben Familienmitgliedern auch Anrufe von Kollegen oder eingehende Mails bzw. Nachrichten sein. Damit Sie sich nicht ständig davon ablenken lassen, sollten Sie für sich selbst Fokus-Zeiten festlegen, in denen Sie konzentriert und ohne Unterbrechungen an einer konkreten Aufgabe oder einem bestimmten Projekt arbeiten. Aus Konzentrationszwecken empfehlen wir Ihnen, diese auf einen Zeitraum von 2h zu begrenzen. Der Fokus liegt hier darauf Ihre Produktivität effektiv zu nutzen. Schalten Sie daher in diesen Zeiten Ihr Telefon aus und lassen Sie Ihr Mailpostfach geschlossen und beschäftigen sich in diesem Zeitraum einzig und allein mit dieser einen Aufgabe.

Störfaktoren eliminieren
Für eine produktive Arbeitsatmosphäre ist es notwendig, dass Sie Störquellen auf ein Minimum reduzieren. Gerade im Home Office ist Ablenkung eine der größten Herausforderungen, die es von Ihnen zu meistern gilt. Verschiedene Apps helfen Ihnen Ihren Arbeitsalltag fokussierter zu gestalten indem Sie Ruhezeiten auf Ihrem Mobilgerät einrichten oder soziale Netzwerke zeitweise blockieren. Schützen auch Sie sich vor digitalen Zeitfressern, indem Sie Ihr Smartphone zu Fokus-Zeiten nicht neben dem Arbeitsplatz liegen haben oder Apps nutzen, die Ihnen beim Fokussieren helfen. Ebenso hilft es, klare Absprachen mit der Familie zu treffen, damit Sie nicht ständig aus Ihrer Arbeit gerissen werden. Natürlich lassen sich nicht alle Nebengeräusche einfach abstellen. Um diese dennoch auszublenden, helfen Noise-Cancelling Kopfhörer und die richtige Playlist für konzentriertes Arbeiten.

Pausen zur Steigerung der Produktivität
Pausen bei der Arbeit sind notwendig für Körper und Geist. Im gewohnten Büro sorgen der Gang zur Kaffeemaschine, in Meetings oder zum Schreibtisch anderer Kollegen und Kolleginnen für regelmäßigen Unterbrechungen und ein wenig Bewegung. Zuhause sitzen Sie nun wahrscheinlich umgeben von Getränken und Snacks mit Ihrem Laptop am heimischen Schreibtisch, umgeben von allem was Sie für die nächsten Arbeitsstunden brauchen. Dass Sie dabei schnell vergessen, wie wichtig Pausen sind, ist nur allzu verständlich. Stellen Sie sich daher Wecker, die Sie daran erinnern, aufzustehen und sich zu bewegen. Unsere Empfehlung für effektives Arbeiten ist, nach einer Stunde bzw. Maximal 1,5 Stunden konzentriertem Arbeiten aufzustehen und sich ein Glas Wasser zu holen oder einen Kaffee. Nach einer Arbeitszeit von 4h empfiehlt sich dann eine längere Pause, die Sie nutzen sollten, um an die frische Luft zu gehen und neue Energie für die verbleibende Arbeitszeit zu tanken.

An- & Abwesenheiten kommunizieren
Gerade im Home Office ist eine funktionierende Kommunikation essentiell. Dazu gehört es auch morgens Ihre Kollegen im Team Chat zu begrüßen und sich abends auch wieder von ihnen zu verabschieden. Auch wenn Sie eine Pause machen oder in ein längeres Meeting gehen, sollten Sie Teamkollegen mit denen Sie direkt zusammenarbeiten und Ihren Vorgesetzten informieren. Dies lässt sich oft einfach über die Statusmeldung im genutzten Kommunikations-Tool kommunizieren. Dies verschafft Klarheit über Ihre Erreichbarkeit.

Schlusswort
Wir hoffen, dass Ihnen unsere Tipps dabei helfen Ihre Arbeit im Home Office noch effektiver und fokussierter zu gestalten. Sollten Sie alleine doch noch Schwierigkeiten haben sich eine produktive Arbeitsatmosphäre zu schaffen oder ein wenig Hilfe beim Strukturieren Ihres Alltags brauchen, gibt es verschiedene Tools und Apps die Ihnen dabei helfen können. Einige dieser Anwendungen werden wir Ihnen in unserem nächsten Blogbeitrag vorstellen.

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