Kommunikation im Home Office: Diese Tools erleichtern die Interaktion mit Ihren Kollegen

In unserem vorherigen Blogbeitrag zu Video-Bewerbungsgespräche haben wir bereits angesprochen, wie wichtig es ist, zumindest die Grundlagen des genutzten Programms zu verstehen. Auch finden in der momentanen Lage Konferenzen fast ausschließlich im Video Format statt, da aufgrund der COVID-19-Pandemie viele Unternehmen ihren Arbeitsalltag auf “Home Office” umgestellt haben. Daher möchten wir Ihnen in diesem Beitrag eine Auswahl viel genutzter Tools vorstellen, sowie Ihnen eine kurze Übersicht über deren Features und Kostenpunkte vermitteln. Alle Programme, die im Folgenden beschrieben werden, besitzen sowohl Text, als auch Call und Videocall Funktionen.

Die Klassiker: Skype, Microsoft Teams & Google Hangouts

Der Klassiker Skype erfreut sich - trotz seiner Ablösung durch den business-orientierten Nachfolger Microsoft Teams noch einiger Beliebtheit. Kostenlose Nutzung und einfach Bedienung führen auch zu ausgeprägter Nutzung im privaten Bereich. Bei unserer Untersuchung etabliert sich das Tool ganz klar als Spitzenreiter in Hinsicht auf die maximale Nutzerzahl, da diese hier unbegrenzt ist. Features, die erweitertes Management unterstützen, besitzt Skype allerdings nur wenige.

Mit Teams hat das Team von Microsoft Skype for Business erfolgreich abgelöst und bietet nicht nur die gewohnten Telefonate und Videokonferenzen, sondern kann sogar, dank zahlreicher Management Tools und großen Datenkapazitäten, mit Marktgigant Slack konkurrieren - einer Ankündigung nach planen beide Anbieter eine Kooperation: Wegen der aktuellen Coronakrise soll an einer Technologie gearbeitet werden, die es Nutzern von Slack und Microsoft Teams erlaubt, untereinander zu kommunizieren.

Gerade in Bezug auf die maximaler Teilnehmerzahl an einem Anruf übertrifft Microsoft Teams den Marktführer mit einem Maximum von 250 Nutzern pro Anruf verglichen mit gerade einmal 15 Gesprächsteilnehmern bei Slack. Um die ausgiebigen Features allerdings in vollem Umfang nutzen zu können, benötigt man einen kostenpflichtigen Microsoft Office Plan. Alternativ ist eine kostenfreie Nutzung mit bis zu 300 Mitgliedern möglich, jedoch mit eingeschränktem Funktionsumfang. So fehlen dann beispielsweise Audio- und Videoanrufe. Sollte sich das Unternehmen doch für ein umfangreicheres Feature-Paket entscheiden, ist dies ab monatlich 4.20€ pro Nutzer möglich. Dank Office 365 Business-Paketen sind hier jedoch auch weitere Programme, wie E-Mail-Hosting, Schreib- und Arbeitsprogramme sowie Speicherplatz in der Cloud ab 1TB und Zugang zum SharePoint als mobiles Intranet enthalten.

Google Hangouts ist Teil der Google Suite, welche bereits viele Möglichkeiten zur kooperativen Arbeit bietet. Während die Grundausführung von Hangouts nur Text-Chat ermöglicht und so die firmenweite Kommunikation abdeckt, ermöglicht die kostenpflichtige Version Nutzern auch Konferenzen und Video-Calls zu veranstalten. Diese lassen sich benutzerfreundlich und unkompliziert über die Erstellung eines Events im Google Calendar planen. Über einen Link können auch externe Nutzer an einem Telefonanruf teilnehmen. Ebenso wie bei den Microsoft Tools, werden Sie auch bei den Google Tools schnell feststellen, dass diese untereinander sehr gut miteinander harmonieren. Sollten Sie in Ihrem Unternehmen also generell auf die Programme der G-Suite vertrauen, ist Google Hangouts wahrscheinlich ideal für Ihre firmeninternen Kommunikationsprozesse. Zudem bietet Google nach Ausbruch des Coronavirus allen G-Suite-Kunden bis zum 1. Juli Zugriff auf Premium-Features.

Die modernen Favoriten: Zoom & Slack

Zoom gewinnt sowohl bei kleineren als auch größeren Unternehmen immer mehr Beliebtheit. Die Lösung bietet bereits in ihrer kostenlosen Version Zugriff auf alle grundlegenden Funktionen wie Speaker-Priority und Anruf-Erinnerungen. Sollten Sie dieses Paket noch mit zusätzlichen Features erweitern wollen, stehen Ihnen bei kostenpflichtigen Plänen noch zusätzlich Möglichkeiten zur Aufnahme von Konferenzen, Cross-Platform Betrieb, Features zur Erstellung von Statistiken und Administrationstools zur Verfügung.

Der weit verbreitete Organisationskünstler Slack hat besonders in den letzten Jahren einen starken Zuwachs verzeichnen können und erfreut sich bei Unternehmen weitreichender Beliebtheit. Vorrangig ist das Tool für seine starke App- Integration und Management Tools bekannt. Mittels verschiedener Channel lassen sich Projekte, Themen und Teams nach Bedarf und Belieben organisieren, um eine Zusammenarbeit möglichst effektiv zu gestalten. Zudem bietet Slack die Möglichkeit, sich unkompliziert mit essentiellen Drittanbieter-Plattformen für Sales Manager wie Salesforce oder zum Datenaustausch wie beispielsweise Dropbox verknüpfen zu lassen. Sollte Ihnen das, bereits sehr umfangreiche, Grundpaket noch nicht ausreichen, bietet Ihnen die kostenpflichtige Version zusätzlich auch Video- und Konferenzanrufe sowie noch stärkere Features zur Zusammenarbeit mit externen Akteuren.

Der überraschend starke Außenseiter: Discord

Vielleicht fragen Sie sich an dieser Stelle, warum wir Discord mit in diese Liste aufgenommen haben. Auch wenn das Programm hauptsächlich von Gamern genutzt wird, bietet es dennoch auch für Unternehmen einige Vorteile und wird daher von den meisten Unternehmen unterschätzt. Das ursprünglich für Spieler entwickelte Programm enthält nicht nur die Möglichkeiten von Videokonferenzen und Präsentationen, sondern auch Optionen, Teams und Kanäle zu organisieren, wodurch dessen kostenlose Features auch zunehmend an Interesse bei Geschäftskunden weckt.

Gerade für Teams, die in einem ständigen Informationsaustausch stehen, ist Discord ideal. Nutzer können hier kontinuierlich miteinander in verschiedenen Channels kommunizieren und Kanäle entsprechend aktueller Projekte und Themenbereiche kreieren, was für einen hohen Grad an Übersichtlichkeit sorgt. Ebenso eignet es sich für verschiedene Unternehmensgrößen, da pro Server bis zu 250,000 Personen miteinander kommunizieren können. In diesem Bereich stellt Discord den zweiten Platz der untersuchten Tools nach Spitzenreiter Skype dar. Ebenso ist das Programm führend in Hinblick auf die Teilnehmerzahlen pro Anruf mit bis zu 5,000 Nutzern pro Call. Andererseits lassen sich hier, ebenso wie bei Skype, einige Schwachstellen in Hinblick auf das Management und die Möglichkeiten zur Datenspeicherung feststellen. Grundsätzlich sind alle Basis-Features von Discord kostenfrei, jedoch bietet das Programm auch erweiterte Optionen mit seinen Versionen Discord Nitro & Discord Nitro Classic zu einem Abonnementpreis von 9.99$ bzw. 4.99$ pro Nutzer im Monat. 

Unser Fazit

ir bei Taledo nutzen vorrangig die Angebote der Google Suite und haben bereits vor der Krise schon intensiv die Vorteile der Google Tools und daher natürlich auch von Hangouts erkannt und in unsere Arbeitsprozesse integriert. Doch auch Programme wie Discord, Skype und Slack werden seit der Einführung des Home Office von einzelnen Teams genutzt, um die Kommunikation aufrechtzuerhalten und den Austausch von Informationen und Daten effektiv zu gestalten.

Welche Programme benutzen Sie in Ihrem Arbeitsalltag? Ist vielleicht sogar eines dabei, welches wir noch nicht in unsere Übersicht aufgenommen haben? Lassen Sie es uns hören und verraten Sie uns gerne, welches Programm Ihre Ansprüche am besten erfüllt!

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