In 6 einfachen Schritten zu besseren E-Mails

Wie du schnell gute E-Mails schreibst und damit verhinderst, dass sie zu einem Zeitfresser werden.

E-Mails sind ein wichtiger Bestandteil der modernen Arbeitswelt. Zwar nutzen viele Unternehmen zunehmend auch Chat-Tools für die schnelle Kommunikation zwischendurch, doch bleibt die E-Mail zumindest vorerst die allgemein akzeptierte Form der offiziellen Geschäftskommunikation.

Und während die schriftliche Kommunikation schon immer eine Kunstform war, ist die E-Mail ein ganz eigenes Genre mit speziellen Regeln, Umgangsformen und Fallstricken.

Wie du schnell gute E-Mails schreibst und damit verhinderst, dass sie zu einem Zeitfresser werden? Mit unseren 6 einfachen Schritten zu besseren E-Mails.

1. Alternativen abwägen

Viele Menschen werden in ihren Office-Jobs mit E-Mails überschüttet. Daher sollte jede Mail kurz, zielgerichtet und gut verständlich sein.

Ist das Thema komplizierter oder sind Rückfragen sehr wahrscheinlich, sind ein kurzer Chat, z. B. im firmeneigenen Slack-Channel, oder ein persönliches Gespräch möglicherweise sinnvoller. So kannst du so manches langwierige E-Mail-Ping-Pong sicherlich verhindern.

2. Betreffzeilen sind dein Freund

Das erste, was der Empfänger von deiner E-Mail liest, ist der Betreff. Nutze die Gelegenheit, sofort deutlich zu machen, worum es genau geht. Statt “Projekt”, “Update” oder “Info”, gib lieber genau an, auf welches Projekt du dich beziehst, und auch schon, was das aktuelle Thema ist.

Ein Trick besteht darin, die E-Mail für den Empfänger in Kategorien einzuteilen; wenn du beispielsweise an mehreren Projekten arbeitest, könnte die Betreffzeile lauten: "Projekt XYZ: Bestätigung Abgabetermin".

3. Kürzer ist besser

Auch, wenn es manchmal schwerfällt, rede nicht um den heißen Brei herum. Jede E-Mail sollte einen Zweck haben, und dieser Zweck muss für den Empfänger klar erkennbar sein. Kurze Sätze und eine klare Sprache helfen dabei. Der Text sollte auf den ersten Blick verständlich sein, nicht erst nach mehrmaligem Lesen. Manche Profis schwören sogar auf die Regel: "Wenn vier Zeilen nicht ausreichen, vereinbare ein Treffen."

4. Ein Thema pro E-Mail

Es mag verlockend klingen, mehrere Themen in einer E-Mail zu behandeln. Spart doch Zeit! Allerdings leidet darunter meist Regel Nr. 3 (s. o.). Außerdem neigen Empfänger dazu, sich einen Punkt herauszupicken, statt auf alle Themen zu antworten. Besonders, wenn die Mail hin und hergeht, können Themen aus der ursprünglichen Nachricht völlig verloren gehen.

5. Achte auf deinen Tonfall

In der schriftlichen Kommunikation fehlt uns die Mimik des Gegenübers. Bedenkt man, dass 93 % der menschlichen Kommunikation nonverbal erfolgt, ergibt sich eine riesige Leerstelle. Bei besonders wichtigen E-Mails hilft meist etwas Abstand. Parke die geschriebene Mail in den Entwürfen, beschäftige dich mit etwas anderem, schlaf vielleicht sogar darüber. Du kannst dir die E-Mail auch selbst laut vorlesen. Dabei hört du deinen eigenen Tonfall manchmal noch besser.

Falls du das Bedürfnis verspürst, deinen Text mit Emojis aufzulockern, überlege dir gut, ob dies zu dem Kontext deiner E-Mail und den Empfänger:innen passt.

6. Korrekturlesen

Grammatik- und Tippfehler schleichen sich gerne unbemerkt in unsere Texte. Auch wenn die Rechtschreibprüfung uns heute schon einen großen Teil der Arbeit abnimmt, alle Fehler erwischt sie noch nicht. Lese dir deine E-Mail vor dem Versenden noch mal Wort für Wort durch. Die Mühe lohnt sich, und hilft außerdem, Missverständnisse zu vermeiden.