Taledo

Home Office

Arbeiten im “Home Office”: Vertrauen statt Kontrolle

Die Maßnahmen zur Eindämmung der Pandemie verschärfen sich zunehmends nun auch in Deutschland. Viele Unternehmen haben bereits vom klassischen Arbeitsplatz auf Home Office umgestellt, sofern es die Gegebenheiten zulassen. Während früher eher nur digitale Start-Ups diese Möglichkeit geboten haben, hat aufgrund von COVID-19 inzwischen die gesamte Firmenlandschaft Deutschlands, insofern die Möglichkeit gegeben ist, auf diese Arbeitsweise umgestellt.

Home Office stellt viele Unternehmen vor eine neue Herausforderungen. Vielen Arbeitgebern fällt es sehr schwer ihren Angestellten die Kontrolle über ihren Arbeitsalltag zu überlassen. Mittels verschiedener Tools versuchen sie jeden einzelnen Arbeitsschritt ihres Teams zu kontrollieren, um die Produktivität ihrer Mitarbeiter sicherzustellen. Maßnahmen wie Zeiterfassung, Chat Überwachung, Anwesenheitsverfolgung und Webcam-Aufnahmen sollen ihnen dabei helfen. Doch sind so drastische Maßnahmen wirklich notwendig? Dieser Beitrag erklärt Ihnen, wie wichtig eine Vertrauenskultur ist und wie Sie diese in Ihrem Unternehmen fördern können.

Eine Kultur des Vertrauens

In Sales-Unternehmen wird eher selten Home Office angeboten, um die Energie, die beim Telefonieren entsteht, optimal zur Motivation der Kollegen zu nutzen. Und: Wären unsere Teammitglieder dann überhaupt noch entsprechend motiviert? Würden Sie im heimatlichen Büro auch produktiv an ihren Projekten arbeiten? Dies waren auch Fragen die sich unser Management hin und wieder stellte.Mit den mit dem COVID-19 Virus einhergehenden Einschränkungen änderte sich der Alltag der Taledo Mitarbeiter jedoch schneller als gedacht. Innerhalb weniger Stunden wurde unser geregelter Büroalltag in die Wohn- und Arbeitszimmer der Kolleginnen und Kollegen verlagert. In Gesprächen mit unseren Gründern wurde dies oft auch als “neue Herausforderung” beschrieben. Nach mittlerweile zwei Wochen des Home Office sind die Ergebnisse tatsächlich mehr als zufriedenstellend. Doch wie konnten wir dies erreichen? – Mit einer Vertrauenskultur.

Doch was bedeutet es überhaupt eine Unternehmenskultur mit einem hohen Vertrauensgrad zu haben? Für uns bedeutet dies insbesondere Folgendes:

Auch wenn Mitarbeiter in ihren Arbeitszeiten flexibler sind, wird darauf vertraut, dass sie zuverlässig arbeiten und Ihre Projekte termingerecht und mit größter Sorgfalt erledigen.

Es wird darauf vertraut, dass Mitarbeiter Experten auf Ihrem Gebiet sind. Es besteht kein Zweifel daran, dass sie ihre Aufgaben gewissenhaft erledigen und selbst auf kleine Details achten, die andere leicht übersehen könnten.

Die Kommunikation zwischen Kollegen und Kolleginnen ist klar, prägnant und verbindlich unabhängig von der Komplexität der erläuterten Thematik. Der Gesprächspartner wird hierbei sowohl auf persönlicher als auch auf professioneller Ebene mit Respekt behandelt.

Kollegen und Kolleginnen behandeln sich mit dem nötigen gegenseitigen Respekt. Generell baut das Arbeitsumfeld grundsätzlich auf den Prinzipien von Fairness, Ehrlichkeit und Gleichberechtigung auf.

Als Team kann oftmals ein größerer Erfolg erzielt werden als allein durch Einzelkämpfer, daher ist eine kollaborative Arbeitsatmosphäre Standard. Gegenseitiges Unterstützen und kooperatives Zusammenarbeiten ist gefragt und garantiert uns unseren Erfolg.

Mitarbeiter achten selbstständig darauf eine gute Work-Life Balance in Ihrem Alltag zu etablieren. Außerdem achten Mitarbeiter auf ihre eigene Gesundheit, das Wohlbefinden Ihrer Teamkollegen sowie anderer Mitmenschen.

Mitarbeiter sind in der Lage Probleme eigenständig zu analysieren und so zu deren Lösung beizutragen. Kritisches Hinterfragen ist hierbei der Schlüssel zum Unternehmenserfolg. Natürlich verlieren sie dabei auch das Endergebnis nicht aus den Augen.

(Klicken Sie auf die aufgelisteten Punkte für detailliertere Informationen.)

Führungskräfte müssen sich der Herausforderung stellen und Grundprinzipien wie die zuvor genannten festlegen, wenn sie ihr Unternehmen erfolgreich aus der Ferne leiten wollen. Jedoch ist dies unmöglich, wenn man nicht bereits von Beginn an eine vertrauensbasiertes Verhältnis zu seinen Mitarbeitern aufbaut. Wie das geht? Mit einer entsprechenden Grundlage in jedem Karriereschritt:

1. Onboarding: Vertrauen von Beginn an

Als neuer Mitarbeiter in ein Team aufgenommen zu werden geht oftmals mit einem hohen Grad an Nervosität einher. Insbesondere, wenn der ganze Prozess quasi von zuhause aus stattfinden soll. Eine Herausforderung stellt dabei nicht nur das (virtuelle) Kennenlernen der neuen Kolleginnen und Kollegen dar, sondern auch die Einführung in wichtige Tools, Prozesse und Projekte auf digitalem Weg. Genau aus diesem Grund ist die wichtigste Botschaft, die ein Arbeitgeber einem neuen Angestellten mit auf den Weg geben kann ist, dass 

Vertrauen vorausgesetzt und nicht verdient wird.

Für diese kritische Phase gibt es daher einige Maßnahmen, die Sie als Vorgesetzter ergreifen können, um sicherzustellen, dass sich die neue Person vom ersten Tag an vertraut fühlt:

Insbesondere in der Anfangszeit wird ein neuer Angestellter viele Fragen haben. Daher sollten Sie als Vorgesetzter ihren neuen Teammitglied zeigen, dass Sie ihm jederzeit als Ansprechpartner bei Fragen oder Problemen zur Verfügung stehen.

Regelmäßiges gegenseitiges Feedback hilft, das gegenseitige Verständnis zu fördern und Prozesse zu optimieren. Ihre Mitarbeiter sollten direkt von Anfang an merken, dass sie sowohl auf persönlicher als auch auf professioneller Ebene ernst genommen werden und von Anfang an in wichtige Entscheidungen integriert werden.

Zeigen Sie ihrem neuen Mitarbeiter, dass Sie in ihn und seine Expertise vertrauen. Wie? Geben Sie ihm direkt von Beginn an relevante Aufgaben, die bedeutsam für das Unternehmen sind. Dies motiviert und zeigt, dass Sie in seine Arbeit vertrauen.

Neue Mitarbeiter fühlen sich in den ersten Wochen und Monaten möglicherweise etwas unsicher in Hinblick darauf, was von Ihnen erwartet wird. Lassen Sie sie wissen, dass es in Ordnung ist, Fehler zu machen und unterstützen Sie bei ihrem Lernprozess, indem Sie klare und erreichbare Ziele aufstellen oder gemeinsam mit ihm erarbeiten.

(Klicken Sie auf die aufgelisteten Punkte für detailliertere Informationen.)

Wenn neue Mitarbeiter in ihrer Funktion aufblühen und sich mit der Kultur Ihres Unternehmens trotz Distanz zunehmend vertrauter fühlen, ist es Ihre Aufgabe als ihr Vorgesetzter dafür zu sorgen, dass vertrauensvolle, persönliche Beziehungen und Teamarbeit weiterhin gedeihen.

2. Mit Autonomie Vertrauen schaffen

Wenn Sie beim Onboarding bereits einen klaren Fokus auf Vertrauen gelegt haben, ist der Grundstein bereits gelegt und Sie können darauf basierend Ihre Firmenkultur etablieren. Auch in der täglichen Arbeitsroutine kann es hin und wieder wichtig sein, sich die vorherigen Schritte noch einmal vor Augen zu führen und seine Arbeitsweise daraufhin überprüfen. Vergessen Sie auch nicht, Ihren Mitarbeitern immer wieder zu sagen und zu zeigen, wie wichtig Vertrauen für den Erfolg des Unternehmens ist.

Zwar sollten Sie ihrem Team den Rücken stärken, jedoch müssen Sie auf der anderen Seite auch sicherstellen, dass es in der Lage ist, autonom zu arbeiten, wenn Sie weiterhin Vertrauen aufbauen wollen. Micromanagement sollte mit Vorsicht eingesetzt werden, da es in den falschen Situationen bereits aufgebautes Vertrauen schnell wieder zerstören kann.

Zählen sollten nur: KOMMUNIKATION & PERFORMANCE!

Natürlich kann es hin und wieder einmal vorkommen, dass Sie das Gefühl haben mehr Kontrolle in einem Prozess zu benötigen. Die wichtigste Frage, die Sie sich stellen sollten ist dabei folgende:

Ist dies ein Vertrauensproblem oder eine Kontrollfrage?


Vielleicht stellen Sie fest, dass Ihre Neigung zum Mikromanagement auf Ihre Schwierigkeiten zurückzuführen ist, die Kontrolle abzutreten und blind zu delegieren. Gerade bei einem Unternehmen, welches gerade erst auf “Home Office” umgestellt hat, ist dies absolut verständlich. Mit der Zeit werden Sie jedoch schnell lernen, dass eine Vertrauenskultur ein Unternehmen auch fördern und zu einer Performance-Steigerung führen kann.

3. Zusammenarbeit ist der Schlüssel

Indem Sie Ihren Mitarbeitern mehr Eigenverantwortung überlassen, kann es natürlich auch passieren, dass diese eine andere Herangehensweise an eine Problematik zeigen als es bei Ihnen der Fall wäre.Sollte Ihr Teamkollege nicht etwas grundlegend falsch machen, versuchen Sie dem Drang zu widerstehen sich in seine Arbeitsweise einzumischen. Sollten Sie es doch einmal müssen, liegt der Schlüssel in einem kollaborativen Verhalten, das heißt im Klartext: keine Schuldzuweisungen!

Dabei spielt bereits die Ausdrucksweise eine wichtige Rolle. Um den Unterschied zwischen lösungsorientierter Kommunikations und Schuldzuweisung zu verstehen, haben wir beispielhaft einen kleinen Vergleich zusammengestellt, der Ihnen gleichzeitig als Vorlage dienen kann:

Schuldzuweisung

Lösungsorientierte Kommunikation

Sie haben die Bereitstellung des Codes verpatzt.

Die Implementierung des Codes scheint heikler zu sein als gedacht. Kann ich Ihnen irgendwie helfen?

Warum haben Sie einen Beitrag mit derart vielen Tippfehlern veröffentlicht?

Ich habe einen Schreibfehler im Beitrag festgestellt. Können Sie ihn bitte entsprechend anpassen und updaten?

Damit liegen Sie falsch.

Ich verstehe ihre Herangehensweise, jedoch bietet Option XY folgende Vorteile: …

Kunde XY hat sich über Sie beschwert!

Ich hatte gerade ein Gespräch mit XY. Es gab wohl ein paar Probleme in der Kommunikation? Was ist passiert?

Das Projekt sollte bereits gestern fertig sein! Wieso liegt es mir noch nicht vor?

Ich hatte eigentlich bereits gestern Abend mit dem fertigen Projekt gerechnet. Wie kam es zu der Verzögerung?

Falls es doch einmal ein Missgeschick gibt, nutzen Sie die Gelegenheit zur Fehlerbehebung, zum Lernen und zur Vertrauensbildung, indem Sie mit dem betreffenden Teamkollegen (und Ihrem Team als Ganzes) transparent an einer Lösung arbeiten.

Unser Fazit

“Home Office” ist immer mit Unsicherheit und Vertrauen verbunden. Daher ist es ratsam bereits von Beginn an eine Vertrauenskultur im Unternehmen aufzubauen, denn dies nimmt nicht zu einem gewissen Grad die Ungewissheit, sondern sorgt auch dafür, dass Mitarbeiter auch im heimatlichen Büro mit voller Motivation, Energie und Produktivität arbeiten. Vertrauen Sie daher Ihrem Team, dass – gerade auch in Ausnahmesituationen wie der derzeitigen Corona-Pandemie – dieses auch im “Home Office” großartige Erfolge erzielen kann!

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